Accord de sous-traitance des données (comptes pro)
Article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD), version 2026-09.
Entre l’entreprise qui ouvre un compte pro Registoo (le « Client », responsable de traitement)
et APSoft Développement, SASU au capital de 100 €, SIREN 994 934 503, RCS Chartres, dont le siège est situé Le Gorget, 30 rue du Moulin de Brétigny, 28300 Saint-Prest (« Registoo », sous-traitant).
1. Objet
Registoo traite, pour le compte du Client et sur ses instructions, les données personnelles que le Client, ses membres et ses partenaires enregistrent dans Registoo pour son activité. Les instructions du Client sont celles qu’il donne en utilisant le service (créer, partager, envoyer, exporter, supprimer) et celles qu’il donne par écrit à contact@registoo.com.
Ne relèvent pas de cet accord les données des comptes utilisateurs (email, mot de passe, profil, facturation) : Registoo en est responsable de traitement, selon sa politique de confidentialité.
2. Durée
Celle de l’utilisation du service par le Client, puis le temps de la restitution, de la conservation et de l’effacement prévus aux articles 8 et 9.
3. Le traitement
| Nature | hébergement, stockage, sauvegarde, affichage, partage avec les personnes choisies par le Client, mise en page de PDF, envoi d’emails et de notifications, rédaction de brouillons par un modèle de langue à la demande du Client, scellement dans une chaîne d’empreintes |
| Finalité | documenter le travail fait par le Client, le partager avec ses clients, en conserver une trace datée et vérifiable |
| Personnes concernées | les clients du Client et les occupants des lieux d’intervention ; les tiers visibles sur les photos ; les membres de l’équipe du Client et ses partenaires invités |
| Données | identité et coordonnées des clients (nom, prénom, email, téléphone, adresse) ; adresse des projets ; photos ; notes écrites et transcriptions de notes dictées ; documents (devis, factures, garanties…) ; position géographique et précision au moment de la capture ; horodatages ; identité de l’auteur de chaque entrée ; PDF envoyés et leurs destinataires |
| Données sensibles | aucune n’est attendue ; le Client s’interdit d’en enregistrer sans base légale adaptée (art. 9 RGPD) |
| Enregistrements audio | les notes dictées sont transcrites sur le téléphone ; aucun enregistrement audio n’est transmis à Registoo |
4. Obligations de Registoo
Registoo s’engage à :
- ne traiter les données que pour exécuter le service, sur instruction documentée du Client, et le prévenir si une instruction lui paraît contraire au RGPD ;
- ne jamais utiliser les données à d’autres fins : ni publicité, ni revente, ni profilage, ni entraînement d’un modèle d’intelligence artificielle ;
- garantir la confidentialité : seules les personnes habilitées de Registoo, tenues au secret, y accèdent, et seulement pour le support, la maintenance ou la sécurité ;
- mettre en œuvre les mesures de sécurité de l’article 7 ;
- aider le Client à répondre aux demandes de ses propres clients (accès, rectification, effacement, opposition, portabilité) : la plupart se font dans l’app, dont l’export « Télécharger mes données » ; pour le reste, Registoo répond sous 15 jours à une demande écrite du Client ;
- notifier au Client toute violation de données le concernant dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec ce qu’il sait de sa nature, des données et personnes touchées, et des mesures prises ;
- aider le Client pour ses analyses d’impact et ses échanges avec la CNIL, dans la mesure de ce que Registoo sait du traitement ;
- mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet accord, et permettre un audit sur pièces, ou sur place avec un préavis de 30 jours, aux frais du Client, au plus une fois par an sauf violation avérée.
5. Obligations du Client
Le Client :
- dispose d’une base légale pour ce qu’il enregistre (en général son intérêt légitime à documenter et prouver sa prestation) ;
- informe ses clients qu’il documente son travail avec Registoo, y compris par des photos prises chez eux et la position de ses captures ;
- s’assure du consentement des personnes reconnaissables qu’il photographie lorsqu’il est nécessaire ;
- n’enregistre que ce qui est utile à sa prestation ;
- répond aux demandes de ses clients sur leurs données, avec l’aide de Registoo ;
- veille à ce que ses membres et partenaires respectent ces règles.
6. Sous-traitants ultérieurs
Le Client autorise Registoo à recourir aux sous-traitants suivants :
| Sous-traitant | Rôle | Lieu | Garantie de transfert |
|---|---|---|---|
| Scaleway SAS | serveur, base de données | Paris, France | UE |
| Cloudflare, Inc. (R2) | stockage des fichiers | Union européenne (bucket en juridiction UE) | UE ; société américaine : clauses contractuelles types, Data Privacy Framework |
| Cloudflare, Inc. (réseau et tunnel) | acheminement chiffré du trafic | réseau mondial | clauses contractuelles types, Data Privacy Framework |
| Scaleway SAS (Transactional Email) | envoi des emails et des PDF | France | UE |
| Scaleway SAS (Object Storage) | sauvegardes chiffrées | Paris, France | UE |
| Infomaniak Network SA | modèle de langue (synthèse, dictée de formulaire), à la demande | Suisse | décision d’adéquation |
| Google LLC (Firebase Cloud Messaging) | acheminement des notifications (titre du projet, nom de l’entreprise, parfois nom d’un client ou d’un collègue) | États-Unis | Data Privacy Framework UE et États-Unis |
| Apple Inc. (Apple Push Notification service) | acheminement des mêmes notifications sur iPhone | États-Unis | Data Privacy Framework UE et États-Unis |
Deux services sont contactés directement par le téléphone de l’utilisateur, hors de la chaîne de Registoo : Hugging Face, pour le téléchargement unique du modèle de transcription (adresse IP seulement), et la reconnaissance vocale d’Apple ou de Google quand un formulaire est rempli à la voix. L’aperçu d’une note enregistrée depuis le widget de l’iPhone utilise la reconnaissance vocale d’Apple imposée sur le téléphone : le son ne quitte pas l’appareil.
Registoo impose à chacun des obligations équivalentes à celles de cet accord et reste responsable envers le Client de leur respect. Registoo informe le Client de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l’avance, par email ou dans l’app ; le Client peut s’y opposer pour un motif légitime et, à défaut d’accord, résilier sans frais.
7. Sécurité
- Échanges chiffrés (HTTPS, TLS 1.2 minimum) ; serveur non exposé directement à Internet, joint par un tunnel chiffré.
- Mots de passe hachés ; frein aux tentatives de connexion ; verrouillage après 25 échecs ; jeton d’accès de 5 minutes.
- Droits d’accès par rôle, vérifiés par le serveur : un particulier ne voit jamais les positions ni les entrées « Pour moi seul » ou « Équipe seulement » ; un partenaire ne voit que le projet où il est invité ; un membre ne voit que les projets sur lesquels il travaille ; seul le titulaire voit tous les projets de l’entreprise. Le dossier de preuve, qui contient tout, n’est produit que par le pro.
- Stockage des fichiers privé, servi uniquement aux comptes autorisés.
- Administration du service protégée par double authentification et accès filtré.
- Chaîne d’empreintes SHA-256 par projet : toute modification ou suppression est tracée.
- Sauvegarde chiffrée avant de quitter le serveur, chaque nuit (AES-256 pour la base, chiffrement du contenu pour les fichiers), chez un autre prestataire que le stockage principal, conservée 35 jours, avec alerte en cas d’échec.
- Journal d’audit (créations, modifications, suppressions, envois, gestion d’équipe, exports), conservé 12 mois.
8. Suppression pendant le contrat
- Une entrée ou un projet supprimé va à la corbeille pendant 30 jours, puis est effacé, fichiers compris ; le Client peut l’effacer tout de suite (« Supprimer définitivement », « Vider la corbeille »).
- Une entrée que le client particulier a vue depuis plus de 48 heures ne disparaît que de l’espace du Client : le particulier l’a reçue et la conserve.
- Un projet que le Client a retiré et qu’aucun particulier ne voit plus est conservé 10 ans à compter de la fin des travaux (ou du retrait), pour la garantie décennale, puis effacé ; le Client est prévenu 30 jours avant.
- L’effacement atteint les sauvegardes au plus tard 35 jours après.
- Restent, dans la chaîne d’empreintes des projets conservés, les éléments décrits dans la politique de confidentialité (identifiant technique d’auteur, trace qu’une entrée a existé), nécessaires à la vérification de la chaîne.
9. Fin du contrat
À la fin de l’abonnement, le Client garde l’accès en lecture et l’export de ses données pendant la durée prévue par les conditions générales de vente. Quand le Client supprime son compte, celui-ci est fermé immédiatement et effacé 14 jours plus tard (annulable pendant ce délai) ; alors :
- les projets qu’aucun particulier ne voit plus sont effacés, fichiers compris ;
- les projets qu’un particulier voit encore lui restent accessibles, signés du seul nom commercial de l’entreprise : le particulier les a reçus et en dispose pour lui-même ;
- les sauvegardes s’effacent au plus tard 35 jours après.
10. Responsabilité
Chaque partie répond des manquements qui lui sont imputables, dans les limites prévues par les conditions d’utilisation et de vente, sans que ces limites puissent faire obstacle aux droits des personnes concernées.
11. Droit applicable
Droit français. Tribunaux du ressort de Chartres .